L’automazione dei processi legati ai documenti è resa possibile dagli applicativi di Workflow Management, che consentono di automatizzare tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione finale, controllando tutto quello che sta ‘nel mezzo’, validazione, approvazioni, visti, firme, e includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi. Il Workflow Management prevede la trasformazione del documento cartaceo in digitale al fine di inserirlo in un processo elettronico che consente automatismi in grado di migliorare la gestione e la fruizione del documento e la realizzazione dei processi connessi. A differenza degli ‘iter procedurali’, che prevedono passaggi ‘lineari’ al verificarsi di una determinata condizione, il Workflow si articola in percorsi ‘intelligenti’, definiti sulla base di regole costruite tenendo presente l’organigramma aziendale interessato con l’obiettivo di far sì che all’eventuale turn over delle persone il processo resti invariato.
Oltre all’aumento dell’efficienza aziendale, questa organizzazione dei processi consente di ‘vedere’ in tempo reale le fasi ciclo esecutivo e di valutarne oggettivamente la validità (con la possibilità quindi di continui miglioramenti), di ridurre gli errori, di migliorare la collaborazione e la qualità del servizio e di ridurre i costi di gestione e di addestramento del personale (perché il lavoro è ‘guidato’ dal sistema), tutti vantaggi che le aziende di oggi, muovendosi in un contesto che richiede tempi di risposta rapidi e grande capacità di adattamento, non possono trascurare.