Non si tratta di soluzioni che sostituiscono soltanto la stampa da aghi con quella a laser, ma di strumenti software che permettono di ridisegnare con la semplicità di Microsoft Word i moduli. Una modifica di un modulo prestampato richiederebbe, infatti, l’intervento di un centro stampa esterno a cui spesso si demanda la realizzazione dei moduli da utilizzare con le stampanti ad aghi.
Il punto di forza di queste soluzioni è la possibilità di intervenire sulle informazioni che il gestionale invia in stampa. Intervenire sul flusso di informazioni prodotto dal gestionale facilita sensibilmente la vita di chi gestisce tali sistemi. I dati vengono così catturati da un software che li appone su un form elettronico che riproduce lo schema, ad esempio, di un documento di trasporto personalizzabile con Microsoft Word aggiungendo loghi o elementi grafici non possibili precedentemente.
Il vantaggio di questa gestione viene da sé: ogni modifica al modulo utilizzato per stampare, ad esempio, una fattura, è semplice perché si modificano gli elementi grafici della fattura e non la logica che il gestionale utilizza per la stampa. Le modifiche non richiedono quindi l’intervento di consulenti esterni. L’output poi viene prodotto su carta bianca in modalità POD (Print On Demand) sfruttando tutte le caratteristiche delle periferiche laser, come la possibilità di stampare su carta differente, che può essere prelevata da cassetti carta differenti (ad esempio una delle copie su carta riciclata), in fronte-retro, su formato A4 o su altri formati carta supportati e di produrre le copie pinzate o forate per finalità di archiviazione cartacea.
La stampa può anche avvenire su documento elettronico, con le stesse modalità della stampa su carta: viene così prodotto un documento PDF che potrebbe essere automaticamente inoltrato al destinatario attraverso posta elettronica oppure inviato tramite fax sfruttando le funzionalità delle periferiche multifunzione. La stampa in PDF è un elemento importante perché permette di archiviare elettronicamente il ciclo attivo. La copia dell’immagine della fattura in PDF potrebbe così finire, indicizzata in modo automatico, nel sistema di archiviazione elettronica che consente di ricercarla con la stessa facilità d’uso dei più famosi motori di ricerca Internet.
