All’interno delle aziende convivono vari strati di tecnologia, spesso non integrati tra loro. Quali gli effetti di questa mancata integrazione? Innanzitutto le potenzialità tecnologiche delle apparecchiature non vengono sfruttate completamente. Si stima che il 35% del prezzo delle apparecchiature (pc, server, periferiche di stampa multifunzione), sia relativo a funzioni non utilizzate. Non solo. Si verifica anche una diminuzione di efficienza, poiché si generano sprechi nella gestione operativa. Fornitori diversi, con modalità operative spesso in conflitto tra loro, si trovano a "convivere"; anche gli strumenti di verifica e monitoraggio dell’efficienza sono spesso inadeguati a tenere sotto controllo le prestazioni fornite da terze parti (SLA). Nella maggior parte dei casi si cerca di ottenere il miglior prezzo possibile per l’acquisto o il noleggio degli strumenti, ma la spesa sostenuta non viene ottimizzata perché le apparecchiature non vengono dimensionate correttamente o, a volte, il livello di servizio non corrisponde alle attese. Sarebbe preferibile acquistare le macchine e mettere a budget i costi per consumabili e manutenzione o pagare a un fornitore specializzato un costo, fisso, per ogni pagina.
All’acquisto di un parco macchine – e il costo d’acquisto è di solito l'elemento che ha più peso nella valutazione – non conseguono, generalmente, un’attività di ottimizzazione del flusso documentale e il corretto dimensionamento dell’hardware. I costi relativi alla gestione/produzione documentale, quindi, sfuggono al controllo, con evidenti ripercussioni sui costi complessivi.

La proposta di Gestetner per risolvere questo tipo di problemi si colloca all’interno della più ampia tematica del Business Process Reengineering. Dotarsi di una nuova soluzione informatica non è sufficiente per ottenere benefici e, a monte dell’implementazione di un qualsiasi strumento, deve esserci una precisa impostazione organizzativa e una reingegnerizzazione dei processi, per un miglioramento delle performance. Questa riorganizzazione è detta Business Process Reeingeneering, un approccio che è legato a parole chiave quali ‘riprogettazione’, ‘rivisitazione’, ‘rimodellazione’ e che di solito è adottato quando un processo non funziona come dovrebbe, oppure quando esso non è più adatto a causa del mutamento delle esigenze aziendali.

Gestetner, in questo ambito, si contraddistingue per la continua ricerca di soluzioni innovative, che consentono di trasformare i sistemi di stampa in piattaforme per la gestione documentale.

Le aree applicative del Document Management System sono:

• Soluzioni per la Gestione e il Controllo della Stampa di Rete (Network Print Management & Control): Soluzioni per il controllo delle apparecchiature via rete e per la gestione dei volumi di stampa
• Soluzioni per la Stampa di modulistica (Form management): Soluzioni per la stampa dati variabili da host; con oltre 600 installazioni negli ultimi due anni abbiamo contribuito in maniera determinante alla trasformazione dell'output verso la stampa laser.
• Soluzioni per la Distribuzione dei Documenti in Rete (Document Distribution): Soluzioni per la distribuzione dei documenti, dai fax alle scansioni.
• Soluzioni per la gestione documentale – Archiviazione (Document & Information Management): Soluzioni per la modifica, l'archiviazione e la ricerca dei documenti. Inoltre, specificamente per le PA e non solo, soluzioni integrate per la gestione del protocollo informatico e l'archiviazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente.
• Soluzioni per ottimizzare il flusso documentale (Workflow): Automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali.