L’espressione ‘ciclo di vita del documento’ si riferisce alle diverse fasi che il documento attraversa, dal momento della sua creazione fino a quello della (eventuale) definitiva cancellazione. Una corretta ed efficiente gestione dei documenti deve essere in grado di supportare tutte le fasi della “vita” del documento, tra le quali assume grande importanza la distribuzione, in formato elettronico, in azienda. 

I processi di distribuzione tradizionali, che prevedono la trasmissione manuale dei documenti cartacei, comportano costi elevati in termini sia di personale coinvolto sia di tempo necessario al loro svolgimento, e implicano rischi legati alla sicurezza, dal momento che un documento cartaceo può essere facilmente smarrito o finire in mani sbagliate. 
Oggi i dispositivi multifunzione Gestetner offrono soluzioni interessanti per la distribuzione e la condivisione dei documenti elettronici, soluzioni che consentono di eseguire le operazioni di distribuzione in modo automatico, eliminando tutti i passaggi manuali e tutte le loro inefficienze. Grazie a una serie di funzionalità, diventano il ‘cuore’ dei flussi documentali in azienda. 

Tutto questo è reso possibile dal sodalizio tra hardware e software che si realizza per mezzo di funzionalità ‘built-in’, ovvero già presenti nel dispositivo e che quindi eliminano la necessità di software aggiuntivo sul client o sul server. Il vantaggio dell’inscindibilità tra hardware e software? Quando si acquistano separatamente la componente hardware e quella software, ai costi per l’acquisto delle due si aggiungono quelli per l’integrazione; un’operazione, quest’ultima, che è inevitabile affinché le due parti riescano a dialogare tra loro e che invece si evita se il ‘pacchetto’ è unico. 

Il beneficio più evidente di questa soluzione è la riduzione dei tempi operativi e, di conseguenza, l’aumento della produttività.