La maggior parte delle attività delle aziende sono supportate da un insieme sempre più numeroso ed eterogeneo di documenti, quali e-mail, fatture, fax e lettere, la maggior parte dei quali dovrà essere stampato, scansito, catalogato, spedito e archiviato.
L’area della gestione documentale non costituisce un’area core per le aziende ma risulta essere legata a rilevanti criticità.
Tale gestione comporta ingenti oneri, spesso difficili da censire o stimare, anche perché ai costi certi (quali i canoni di noleggio) ne vanno aggiunti altri, spesso riacquisto per mutate esigenze produttive o per obsolescenza tecnologica). Altri costi sono poi rilevabili solamente con un puntuale riferimento a parametri di efficienza (esempio limite l’interruzione del servizio), o di analitico controllo degli oneri indiretti (gestione logistica e amministrativa).
Secondo uno studio di Gartner, i costi di gestione del documento possono arrivare al 3% del fatturato aziendale, rappresentando dunque una significativa area di assorbimento di risorse finanziarie a causa dell’immobilizzo in beni tecnologici, e i volumi di stampa sono in costante aumento come effetto del sempre maggiore volume di informazioni disponibili in formato digitale.
Sottovalutare l’ambito della gestione documentale è dunque un grosso errore, un errore che purtroppo molte aziende, anche ben strutturate, commettono e questo perché esse, normalmente, si avvalgono di tradizionali processi d’acquisto come gare o trattative. In questo modo, però, non sono in grado di individuare le proprie effettive esigenze e di quantificare l’esatto volume della produzione di documenti, il numero delle periferiche presenti in azienda, la loro localizzazione e gli utenti che le utilizzano e, di conseguenza, non riescono a ottimizzare le spese sostenute perché le apparecchiature non sono correttamente dimensionate o fornite con adeguati impegni sul livello di servizio.
Alla mancanza di certezza e consapevolezza in merito a costi e volumi dei documenti, si aggiunge uno scenario che vede convivere all’interno delle aziende vari strati di tecnologia, a volte non coerentemente integrati tra loro. Ne conseguono una diminuzione:
- in efficacia per l’impossibilità di sfruttare in modo pieno le potenzialità tecnologiche (si stima che il 35% del prezzo di un’apparecchiatura sia relativa a funzioni che non vengono effettivamente sfruttate) e perché le funzioni di controllo di gestione sono spesso inadeguate a monitorare le prestazioni di servizio di terzi, in quanto specializzate nella rilevazione di indici nelle aree del core-business aziendale.
- di efficienza, principalmente per due motivi: sprechi nella gestione operativa e pluralità di fornitori con modalità operative spesso in conflitto fra loro.
Anche gli strumenti di verifica e di monitoraggio dell’efficienza sono spesso inadeguati a tenere sotto controllo le prestazioni fornite da terze parti. Nella maggior parte dei casi si cerca di ottenere il miglior prezzo possibile per l’acquisto o il noleggio degli strumenti, ma la spesa sostenuta non viene ottimizzata perché le apparecchiature non vengono dimensionate correttamente o, a volte, il livello di servizio non corrisponde alle attese.
Al fine di aiutare le aziende a individuare tutte le esigenze di gestione del flusso documentale e a tenere sotto controllo gli aspetti appena delineati, Gestetner utilizza un modello volto al trasferimento delle proprie competenze specialistiche e gestionali all’Azienda Cliente.
Qual è la strategia da adottare per raggiungere questo obiettivo?
Le aziende possono percorrere due strade diverse: quella del Pay Per Page (PPP) o del Document Management System (DMS), che presuppongono due differenti approcci nella gestione documentale.
