Archiviazione elettronica e sostitutiva

Uno dei temi di maggiore importanza nelle aziende è quello della gestione degli archivi: l’archiviazione tradizionale, infatti, comporta delle problematicità notevoli che oggi si possono ovviare con l’archiviazione elettronica o la conservazione sostitutiva.

L’archiviazione elettronica non è alternativa alla conservazione tradizionale dei documenti, ma si tratta di una digitalizzazione del documento originale prima che il cartaceo venga archiviato. E’ una soluzione fatta a uso interno dell’azienda per ottenere numerosi benefici, quali ottenere risparmi in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento, maggiore sicurezza negli accessi e ottimizzazione dello spazio fisico.

La conservazione sostitutiva, invece, per la è il processo informatico che, attraverso l’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette alle aziende di archiviare documenti, anche fiscali quali libri contabili e fatture, in formato digitale. Si tratta, cioè, di una modalità di conservazione equiparata, ai fini normativi, a quella cartacea tradizionale.

Non la dematerializzazione di tutta la carta circolante in azienda, dunque: i documenti manterranno una doppia natura ‘cartacea’ e ‘digitale’, poiché gli utenti avranno sempre necessità di stampare e copiare documenti perché essi hanno ormai acquisito familiarità con i documenti cartacei, indispensabili per esempio se si vogliono scrivere note a margine o evidenziare passi importanti.

I vantaggi di un archivio “dinamico”

L’archiviazione elettronica migliora l’efficacia e l’affidabilità nei processi, consente la riduzione dei costi e un notevole risparmio di tempo. Questo perché permette di ovviare a problemi quali la ricerca degli originali negli archivi cartacei, attività laboriosa che può richiedere molto tempo (gli utenti devono recarsi all’archivio per prelevare il documento, e non è detto che questo deposito sia collocato tra le mura aziendali, ricercarlo manualmente, tornare alla propria postazione di lavoro, fare una copia dell’originale per poterci scrivere sopra, e poi riporre nuovamente il documento nell’archivio).

L’archiviazione elettronica garantisce la riservatezza dei documenti, poiché l’accesso è ristretto ai soli utenti abilitati, tramite password e strumenti di crittografia. Un ulteriore vantaggio è la garanzia dell’integrità del documento, che non sarà soggetto a eventi disastrosi, quali incendi o alluvioni.

Inoltre, è possibile condividere i documenti in rete, in modo che più utenti possano consultarli contemporaneamente.

L’archiviazione elettronica è dunque il metodo migliore per ottenere risparmi in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento, maggiore sicurezza negli accessi e ottimizzazione dello spazio fisico. Una soluzione di cui ogni azienda può beneficiare, dal momento che in tutte le aziende gran parte dei processi dipende dalla gestione dei documenti, che devono essere velocemente archiviati e recuperati.